Оформите подписку
на рассылку
на рассылку
Заполните форму
Нажимая кнопку, вы даёте согласие на обработку своих персональных данных
Электронные трудовые книжки всё ближе!
Мы уже писали о важном законопроекте, называемом в СМИ «законом об электронных трудовых книжках». Тогда он был принят Государственной думой в первом чтении. За прошедшее время в законопроект было внесено много поправок, и он сильно изменился. 21 ноября этот законопроект был принят Госдумой во втором чтении. Рассмотрим новую редакцию законопроекта.
Закон будет называться «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
В Трудовой кодекс добавлена новая статья 66.1 — «Сведения о трудовой деятельности», она возлагает на работодателей целый ряд обязанностей.
Работодатель обязан формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представлять её для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
В сведения о трудовой деятельности включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная ТК РФ и другими законами РФ информация.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен её. Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (если она ведётся) и для осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Закон будет называться «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
В Трудовой кодекс добавлена новая статья 66.1 — «Сведения о трудовой деятельности», она возлагает на работодателей целый ряд обязанностей.
Работодатель обязан формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представлять её для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
В сведения о трудовой деятельности включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная ТК РФ и другими законами РФ информация.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен её. Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (если она ведётся) и для осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Работник будет иметь право получить сведения о своей трудовой деятельности одним из следующих способов:
Для получения сведений о трудовой деятельности работник должен подать заявление в письменном виде или в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя. Работодатель должен выдать эти сведения работающему сотруднику в течение трёх рабочих дней со дня обращения. Увольняющемуся работнику такие сведения должны выдаваться в день увольнения.
Если работник обнаружит, что в информационных ресурсах ПФ РФ содержится неверная или неполная информация в сведениях о его трудовой деятельности, то он может подать письменное заявление работодателю, и тот должен внести исправления в эти сведения.
- у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя):
- на бумажном носителе,
- в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
- в МФЦ (многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг) — на бумажном носителе;
- в отделении ПФ РФ:
- на бумажном носителе,
- в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
- с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Для получения сведений о трудовой деятельности работник должен подать заявление в письменном виде или в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя. Работодатель должен выдать эти сведения работающему сотруднику в течение трёх рабочих дней со дня обращения. Увольняющемуся работнику такие сведения должны выдаваться в день увольнения.
Если работник обнаружит, что в информационных ресурсах ПФ РФ содержится неверная или неполная информация в сведениях о его трудовой деятельности, то он может подать письменное заявление работодателю, и тот должен внести исправления в эти сведения.
Ответственность работодателя за невыдачу или неправильное заполнение сведений о трудовой деятельности устанавливается такая же, как за невыдачу или неправильное заполнение трудовой книжки. По существу, сведения о трудовой деятельности становятся аналогом трудовой книжки.
Законопроект предусматривает переходный период от трудовых книжек к сведениям о трудовой деятельности — 2020 год. В течение этого года все работодатели будут обязаны провести мероприятия по реализации новых норм Трудового кодекса РФ, в частности:
Каждый работник до 31 декабря 2020 года должен подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку.
Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, работодатель выдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником такого заявления.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Лица, не имевшие возможности в течение 2020 года подать работодателю письменное заявление одного из указанных видов, вправе подать такое заявление в любое время, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:
Законопроект предусматривает переходный период от трудовых книжек к сведениям о трудовой деятельности — 2020 год. В течение этого года все работодатели будут обязаны провести мероприятия по реализации новых норм Трудового кодекса РФ, в частности:
- провести подготовку, принятие или изменение локальных нормативных актов;
- внести изменения в соглашения и коллективные договоры;
- техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФ РФ;
- уведомить до 30 июня 2020 года каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Каждый работник до 31 декабря 2020 года должен подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку.
Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, работодатель выдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником такого заявления.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Лица, не имевшие возможности в течение 2020 года подать работодателю письменное заявление одного из указанных видов, вправе подать такое заявление в любое время, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:
- работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали письменное заявление о ведении или неведении трудовой книжки (болели, были в отпуске, в том числе по уходу за ребёнком и т. п.);
- лица, имеющие стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31 декабря 2020 года нигде не работающие по трудовому договору и до указанной даты, не подавшие письменного заявления о ведении или неведении трудовой книжки.
Трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, не оформляются.
В пакете с этим законопроектом был принят также в первом чтении законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».
После принятия этого закона индивидуальный (персонифицированный) учёт будет включать сведения о трудовой деятельности каждого зарегистрированного лица. Как говорится в законопроекте, это делается, в том числе, для обеспечения возможности использования данных сведений при его трудоустройстве.
Индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица будет дополнен новым разделом «Сведения о трудовой деятельности», который будет содержать информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже зарегистрированного лица, включающую сведения о его приёме на работу, переводе на другую работу и об увольнении.
В этом разделе о каждом работнике будут указываться следующие данные:
Страхователь будет обязан представлять о каждом работающем у него по трудовому договору застрахованном лице перечисленные выше сведения о трудовой деятельности.
Начиная с января 2020 года, такие сведения надо будет представлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным периодом, первый срок такого отчёта 15 февраля 2020 года. Эти сведения нужно будет передавать в тех случаях, когда с работником произошло какое-то событие, сведения о котором должны быть переданы в ПФ РФ: приём на работу, увольнение, перевод, подача заявления о ведении (неведении) трудовой книжки. Если таких событий с работником не было, сведения о нём передавать не надо. Если не было таких событий во всём предприятии, такие сведения (пустые) не передаются.
При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя, то есть в ПФ РФ фиксируется состояние работника на дату вступления в силу закона.
При отсутствии у зарегистрированного лица случаев, при которых необходимо передавать сведения, сведения о трудовой деятельности по состоянию
на 1 января 2020 года у данного страхователя, сведения на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года.
Начиная с 1 января 2021 года сведения о приёме и увольнении работника нужно будет предоставлять не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа (распоряжения) или иного документа, являющегося основанием для оформления трудовых отношений, а сведения о переводах на другую работу или о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности - так же, как и в 2020 году, ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие, о котором надо передавать сведения.
Сведения о трудовой деятельности должны предоставляться в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Формирование электронного документа должно осуществляться с использованием программ, применяемых страхователем для автоматизации своей деятельности, или без применения программ, с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе Пенсионным фондом РФ.
Страхователи, у которых менее 25 застрахованных лиц, могут представлять сведения о трудовой деятельности на бумажных носителях, но вряд ли это будет востребовано.
Сведения о трудовой деятельности, составляющие в соответствии с законодательством РФ государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, и документы, содержащие такие сведения, представлению в органы ПФ РФ не подлежат.
Законопроекты, о которых говорилось, приняты Государственной Думой во втором чтении 21 ноября 2019 года. Нет сомнения, что эти законопроекты будут приняты в окончательном чтении, одобрены Советом Федерации РФ и подписаны Президентом РФ.
Значит, законы вступят в силу с 1 января 2020 года и нам надо готовиться к их вступлению и началу действия. Работы предстоит очень много, и не только по изучению новых форм отчётности (как раз это самое лёгкое, так как будет делаться в программах), а по аккуратности и правильности составления кадровых документов, своевременной передаче сведений в информационную систему ПФ и, самое главное, по отмене трудовых книжек. А ещё потребуется психологическая работа с сотрудниками по разъяснению им новых норм законодательства, по убеждению их отказаться от трудовых книжек. Это можно будет делать уже с начала 2020 года, чтобы избавиться от ведения двойной кадровой работы.
18 декабря на Едином семинаре 1С (в Калуге он проводится в концертном зале «Орион», ул. Салтыкова-Щедрина, 141) будет подробно рассмотрен вопрос о переходе от трудовых книжек к сведениям о трудовой деятельности.
Регистрируйтесь и приходите на семинар. Подписывайтесь на наш блог! Автор готов также ответить на все вопросы по этой теме.
В пакете с этим законопроектом был принят также в первом чтении законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».
После принятия этого закона индивидуальный (персонифицированный) учёт будет включать сведения о трудовой деятельности каждого зарегистрированного лица. Как говорится в законопроекте, это делается, в том числе, для обеспечения возможности использования данных сведений при его трудоустройстве.
Индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица будет дополнен новым разделом «Сведения о трудовой деятельности», который будет содержать информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже зарегистрированного лица, включающую сведения о его приёме на работу, переводе на другую работу и об увольнении.
В этом разделе о каждом работнике будут указываться следующие данные:
- место работы: наименование и реквизиты страхователя, сведения о его переименованиях, включая основания и реквизиты документов о переименованиях;
- сведения о приёме на работу с указанием подразделения;
- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
- сведения о переводах на другую работу;
- сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
- реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления приёма, переводов и увольнения;
- информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности.
Страхователь будет обязан представлять о каждом работающем у него по трудовому договору застрахованном лице перечисленные выше сведения о трудовой деятельности.
Начиная с января 2020 года, такие сведения надо будет представлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным периодом, первый срок такого отчёта 15 февраля 2020 года. Эти сведения нужно будет передавать в тех случаях, когда с работником произошло какое-то событие, сведения о котором должны быть переданы в ПФ РФ: приём на работу, увольнение, перевод, подача заявления о ведении (неведении) трудовой книжки. Если таких событий с работником не было, сведения о нём передавать не надо. Если не было таких событий во всём предприятии, такие сведения (пустые) не передаются.
При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя, то есть в ПФ РФ фиксируется состояние работника на дату вступления в силу закона.
При отсутствии у зарегистрированного лица случаев, при которых необходимо передавать сведения, сведения о трудовой деятельности по состоянию
на 1 января 2020 года у данного страхователя, сведения на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года.
Начиная с 1 января 2021 года сведения о приёме и увольнении работника нужно будет предоставлять не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа (распоряжения) или иного документа, являющегося основанием для оформления трудовых отношений, а сведения о переводах на другую работу или о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности - так же, как и в 2020 году, ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие, о котором надо передавать сведения.
Сведения о трудовой деятельности должны предоставляться в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Формирование электронного документа должно осуществляться с использованием программ, применяемых страхователем для автоматизации своей деятельности, или без применения программ, с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе Пенсионным фондом РФ.
Страхователи, у которых менее 25 застрахованных лиц, могут представлять сведения о трудовой деятельности на бумажных носителях, но вряд ли это будет востребовано.
Сведения о трудовой деятельности, составляющие в соответствии с законодательством РФ государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, и документы, содержащие такие сведения, представлению в органы ПФ РФ не подлежат.
Законопроекты, о которых говорилось, приняты Государственной Думой во втором чтении 21 ноября 2019 года. Нет сомнения, что эти законопроекты будут приняты в окончательном чтении, одобрены Советом Федерации РФ и подписаны Президентом РФ.
Значит, законы вступят в силу с 1 января 2020 года и нам надо готовиться к их вступлению и началу действия. Работы предстоит очень много, и не только по изучению новых форм отчётности (как раз это самое лёгкое, так как будет делаться в программах), а по аккуратности и правильности составления кадровых документов, своевременной передаче сведений в информационную систему ПФ и, самое главное, по отмене трудовых книжек. А ещё потребуется психологическая работа с сотрудниками по разъяснению им новых норм законодательства, по убеждению их отказаться от трудовых книжек. Это можно будет делать уже с начала 2020 года, чтобы избавиться от ведения двойной кадровой работы.
18 декабря на Едином семинаре 1С (в Калуге он проводится в концертном зале «Орион», ул. Салтыкова-Щедрина, 141) будет подробно рассмотрен вопрос о переходе от трудовых книжек к сведениям о трудовой деятельности.
Регистрируйтесь и приходите на семинар. Подписывайтесь на наш блог! Автор готов также ответить на все вопросы по этой теме.
- Тупицын Борис МихайловичДиректор фирмы КАМИН